מה יהיה לך בסוף
- פרויקט אחד לעסק שלך, עם הנחיות קבועות
- פרויקט נפרד לכל לקוחה
- דרייב מסודר שהצ'אט יודע לעבוד איתו
- בקשות ברורות שחוסכות סבבי תיקון
- דרך קבועה מסיכום פגישה ועד מייל
העיקרון
לא מתחילות כל שיחה מאפס. בונות סביבת עבודה שהצ'אט ממשיך ממנה.
💡 שמרי את הדף בטלפון. כל שלב עומד בפני עצמו, ואפשר לעבוד לפי הסדר.
למה לעבוד בפרויקט
כי להסביר את העסק מחדש בכל שיחה זה בזבוז זמן
פרויקט הוא תיק עבודה קבוע בתוך הצ'אט. יש בו שלושה דברים: הנחיות שאומרות איך לעבוד איתך, קבצים כמו מחירון ושירותים, ושיחות שנשמרות באותו מקום.
כל שיחה שנפתחת בתוך הפרויקט כבר מכירה את הרקע. וכשהרקע ידוע, הצ'אט פחות מנחש.
פרויקט העסק
מה שחוזר מלקוחה ללקוחה: מי את, השירותים, המחירים, התבניות והסגנון שלך.
פרויקט לקוחה
רק מה ששייך לה: העסק שלה, ההצעה שאושרה, סיכומים, החלטות ומשימות.
הכלל שעוזר להחליט
מה שמתאר איך את עובדת נכנס לפרויקט העסק. מה שמתאר מה קורה עם לקוחה מסוימת נכנס לפרויקט שלה.
למה לא הכול בפרויקט אחד? כשהכול מעורבב, פרט של לקוחה אחת עלול להיכנס להודעה ללקוחה אחרת. ההפרדה שומרת על דיוק, וגם על הפרטיות של הלקוחות שלך.
פותחות את פרויקט העסק
ארבעה צעדים, פעם אחת
- באזור הפרויקטים בתפריט הצד פותחות פרויקט חדש, ונותנות שם ברור: "העסק שלי".
- מדביקות את ההנחיות הקבועות בשדה ההנחיות של הפרויקט. הנוסח מחכה לך ממש כאן למטה.
- מעלות 3 עד 5 קבצים עדכניים שמתארים את העסק.
- פותחות שיחה בפרויקט ובודקות: "מה אתה יודע עליי ועל העסק שלי?"
הנחיות לא מעלים כקובץ
קובץ הוא חומר עיון: הצ'אט פונה אליו רק כשהוא חושב שזה רלוונטי. מה שכתוב בשדה ההנחיות נקרא בכל שיחה בפרויקט, תמיד. וגם לא תופס מקום של קובץ, כשמספר הקבצים מוגבל.
מה מעלים, ומה לא
- תיאור שירותים, מחירון, 2 עד 3 הצעות מחיר טובות
- רק מה שעדכני. מחירון ישן יביא הצעה במחיר ישן
- מסמכים קטנים מאחדות לקובץ אחד: "העסק שלי"
💡 לפני כל קובץ שאלי: הייתי שולחת את זה ללקוחה היום?
ההנחיות הקבועות
העתיקי, החליפי את מה שבסוגריים, והדביקי בשדה ההנחיות
📋 ההנחיות, להעתקה:
זהו פרויקט העסק שלי: [תחום העסק, למשל ייעוץ לחנויות אופנה]. שפה: כתוב תמיד בעברית תקינה, מימין לשמאל. פנה אליי בלשון נקבה. כתוב בשפה פשוטה, ברורה ומעשית. עבודה: לפני כל תשובה, השתמש במידע ובקבצים שבפרויקט. חומרי המקור נמצאים גם בתיקייה [שם התיקייה] בדרייב. כשנדרש מידע, חפש קודם שם. אל תמציא שירותים, מחירים, ניסיון או פרטים שלא קיבלת. אם חסר מידע מהותי, שאל אותי לפני שאתה ממשיך. לפני כל טקסט שיוצא ללקוחה, סמן לי שמות, סכומים ותאריכים לבדיקה.
לפרויקט של לקוחה
אותו נוסח בדיוק. משנות רק את השורה הראשונה: "זהו פרויקט הלקוחה [שם], [התחום שלה]", ואת שם התיקייה לתיקייה שלה.
💡 שמות הכפתורים בכלים מתעדכנים מדי פעם. אם משהו נראה אחרת, חפשי לפי המשמעות.
מחברות את הדרייב
מעדכנות במקום אחד, והצ'אט קורא את הגרסה החדשה
קובץ שמעלים לפרויקט הוא עותק. עדכנת את המחירון בדרייב? בפרויקט נשאר הישן. כשהדרייב מחובר, הצ'אט ניגש לקבצים בדרייב עצמו.
קודם סדר: אותו מבנה כמו הפרויקטים
- שם העסק
- העסק שלי (שירותים, מחירון)
- לקוחות
- נועה · חנות בגדים
חיבור, פעם אחת, בהגדרות
- בצ'אט של ChatGPT, בהגדרות: Apps
ב-Claude, בהגדרות: Connectors - מחפשות את גוגל דרייב ולוחצות על Connect.
- בוחרות את חשבון העסק, קוראות הרשאות ומאשרות.
לפני שמאשרות: החיבור נותן לצ'אט גישה לקבצים בחשבון, לפי ההרשאות. כל אחת מחליטה למה היא נותנת גישה ועד כמה היא סומכת. אפשר לחבר חשבון גוגל נפרד לעסק, או לוותר ולהעלות קבצים ידנית.
מהדרייב לפרויקט
הקבצים נשארים בדרייב, והצ'אט ניגש אליהם כשצריך
קודם כול: חיבור. בלי לחבר את הדרייב בהגדרות (בשלב הקודם), האפשרות להוסיף ממנו לפרויקט לא תעבוד.
- במחשב, בתוך הפרויקט: Add sources
- כפתור גוגל דרייב, או הדבקת קישור לתיקייה שלמה.
- בטלפון זה לא תמיד מופיע, לכן עושים את זה במחשב.
- בפרויקט, ליד הקבצים לוחצות Add ואז Drive, ובוחרות את המסמכים הקבועים, כמו המחירון.
- תיקייה שלמה אי אפשר. לשאר מבקשות בשיחה: "חפש בתיקייה של נועה את הסיכום".
בשני הכלים
- שורה בהנחיות עם שם התיקייה (בנוסח הקבוע למעלה)
- עובד רק בפרויקט פרטי, לא בפרויקט ששיתפת
- אין גוגל דרייב ברשימה? ממשיכות בהעלאת קבצים רגילה
פרויקט לכל לקוחה
אותם צעדים, תיק משלה
- פרויקט חדש בשם הלקוחה: "נועה · חנות בגדים".
- ההנחיות הקבועות, עם השם שלה ושם התיקייה שלה.
- הקבצים שלה: מהמחשב, או מהתיקייה שלה בדרייב.
מה נכנס לתיק שלה לאורך הזמן
- מידע על העסק שלה
- הצעת המחיר שאושרה
- סיכומי פגישות, החלטות ומשימות
- מה לבדוק בפגישה הבאה
פרויקטים לא מדברים זה עם זה
מה שבפרויקט העסק לא זמין בפרויקט הלקוחה. הכנת בפרויקט העסק משהו ששייך לה, כמו ההצעה שלה? שומרות אותו בתיקייה שלה בדרייב, ומוסיפות לפרויקט שלה.
ככה יש עותק אחד, במקום אחד.
💡 כשהלקוחה שואלת "זה היה כלול?", שאלי את הצ'אט בפרויקט שלה. ההצעה כבר שם.
איך מבקשים
ברור, כמו שמסבירים לעוזרת חדשה. חמישה חלקים
- תפקיד: "אתה עוזר ליועצת עסקית"
- הקשר: "סיימתי פגישה עם נועה, בעלת חנות בגדים. אלה ההערות שלי"
- משימה: "סדר לי את ההערות"
- פורמט: "החלטות, משימות שלי, משימות שלה, נושאים לפגישה הבאה"
- ובסוף: "אם חסר לך מידע, שאל אותי לפני שאתה ממשיך"
💡 בתוך פרויקט הרקע כבר בהנחיות, אז הבקשות יכולות להיות קצרות יותר.
התשובה הראשונה היא טיוטה
לא מתקנות לבד. אומרות לצ'אט מה לשנות:
- "אל תניח פרטים שלא נתתי לך"
- "זה רשמי מדי, כתוב טבעי יותר"
- "תן לי 3 אפשרויות שונות"
- "בדוק את התשובה שלך וחפש חוסרים או טעויות"
מפגישה ועד מייל
קודם מסדרות לעצמנו, אחר כך כותבות ללקוחה
שלב א · בפרויקט הלקוחה
אלה ההערות שלי מהפגישה: [הדבקה]. אל תכתוב עדיין הודעה ללקוחה. קודם סדר לי: החלטות, משימות שלי, משימות של הלקוחה, שאלות פתוחות, ודברים שחסר עליהם מידע.
שלב ב · אחרי שאישרת
עכשיו, על בסיס הסיכום שאישרתי, כתוב הודעת סיכום ללקוחה. טון מקצועי אבל אנושי. כלול מה הוחלט, ומה כל אחת מאיתנו עושה עד הפגישה הבאה.
שומרות את הסיכום בתיקייה שלה בדרייב ומוסיפות לפרויקט. בפגישה הבאה שואלות: "מה עדיין פתוח?"
הצעת מחיר מכינות בפרויקט העסק, כי שם המחירון וההצעות הקודמות. ההצעה הסופית נשמרת בתיקיית הלקוחה.
מייל: הצ'אט מנסח, ואת שולחת מתיבת הדואר שלך ומצרפת שם את הקובץ. גם אם כתוב "מצורפת ההצעה", זה לא אומר שהיא מצורפת.
הצ'קליסט שלך
עוברות עליו פעם אחת, ומשם זה הרגל
פרויקט העסק
- פרויקט בשם ברור
- הנחיות בשדה ההנחיות
- קבצים עדכניים, או תיקיית העסק מהדרייב
כל לקוחה חדשה
- פרויקט נפרד בשם שלה
- הנחיות עם השם והתיקייה שלה
- תיקייה בדרייב, מחוברת לפרויקט
- ההצעה הסופית והסיכומים שמורים בה
לפני כל שליחה
- שם הנמענת וכתובת המייל
- סכומים ותאריכים
- בדיוק מה שסוכם
- הקובץ באמת מצורף
ומה עכשיו?
הצ'אט עוזר לך לעבוד מהר. האחריות על מה שיוצא החוצה נשארת אצלך.
שאלה? שלחי לי הודעה פרטית.